Älä tee webinaarien pitämisestä rakettitiedettä

Olen työurani aikana törmännyt useaan aika raskassoutuiseen webinaarisovellukseen. Luulisi tilanteen parantuneen viime vuosina (kuten osittain ehkä onkin), mutta pisti hieman miettimään kun taas kerran löysin itseni webinaarista, johon osallistuminen vaati osallistujalta hieman liikaa asentelua ja testailua. Hankalaa, aikaa vievää ja kerta kaikkiaan turhaa.

Rohkaisenkin kaikkia webinaarin pitämisestä kiinnostuneita katselemaan työkalutarjontaa päätavoitteena sen miettiminen mikä olisi vaivattominta sekä itselle, että osallistujille. Itse vastausta etsiskellessäni törmäsin yllättävään vaihtoehtoon, jota aiomme kollegani kanssa lähitulevaisuudessa testailla. En nimittäin ollut tiennyt, että maksuttomalla Google Hangout -videopalvelulla on myös oma Google Hangouts on Air -livelähetysominaisuutensa, jonka avulla tapahtumia ja webinaareja voi jakaa suuremmallekin joukolle kuin tavallisten Hangoutien rajaamalle 10 henkilön ryhmälle.

Koska olemme testivaiheessa asian kanssa, en voi vielä ottaa kantaa palvelun toimivuuteen livetilanteissa. Webinaarin järjestämisen helppous kuitenkin vakuuttaa kokeilemaan ja halusin jakaa oivallukseni muillekin jo nyt. Käytännössä palvelun streamaus tapahtuu Youtuben kautta, joten kapasiteettia palvelulla pitäisi olla riittävästi. Käyttöönottoon tarvitaan oma Youtube-tili sekä Google+ -tili tai -sivu, Googlen omasta aloitusoppaasta löytyy lisätietoja aiheesta. Itse sessioon kutsumisen voi hoitaa Google-tapahtumana tai streamauksen voi viedä omalle verkkosivulle upotuslinkin avulla. Session voi tarvittaessa jakaa myös pelkkänä Youtube-linkkinä. Ja perusominaisuudet kuten diojen ja näytön jakaminen löytyvät palvelusta niinkuin pitääkin. Bonuksena Youtube tallentaa automaattisesti session videoksi, jota voi helposti jakaa eteenpäin (tai toki piilottaa näkyvistä, jos materiaalia ei halua yleiseen jakoon) - erittäin pätevää sisältömarkkinoinnin näkökulmasta.

Mikäli Google Hangouts on Air kiinnostaa, suosittelen tutustumaan näihin pariin englanninkieliseen linkkiin Hangouts on Air -session luomisesta ja näytön jakamisesta session aikana. Hieman muutoksia palvelun ulkoasuun on tullut näiden kirjoittamisen jälkeen, mutta niistä saa kuitenkin hyvät pohjatiedot Hangouts on Airin toimintoihin tutustumisessa.

Hangouts on Air on toki vain yksi vaihtoehto muiden joukossa, mutta hyvä esimerkki siitä, että helppoja ja kustannustehokkaita ratkaisuja webinaarien pitämiseen löytyy kyllä, webinaarin pitämisestä ei siis kannata tehdä rakettitiedettä. Kuulisin mielelläni kommentteja sekä Hangouts on Airin käytöstä että muista webinaariratkaisuista. Me etenemme nyt testaillen tätä vaihtoehtoa ja palaan kokemuksineni asiaan myöhemmin.

Hei jee, taas messuille seisoskelemaan - viisi vinkkiä parempaan B2B-tapahtumaosallistumiseen

Kuva: Meet Here - Joe Shlabotnik, CC BY 2.0

"Suomalaiset rakastavat messuja", totesi eräs muualta maahan muuttanut tuttavani kun keskustelu siirtyi tulevaan messuosallistumiseen, jonka parissa työskentelin. Ja totta kai se on, vaikka viime vuosina jokainen messu- ja tapahtumaosallistuminen on varmasti punnittu yrityksissä tarkkaan ja ajat ovat muuttuneet uusien teknologiaratkaisuiden esiinmarssin myötä, on erilaisia kohtaamisareenoita lähes jokaiseen tarpeeseen. Hienoahan se sinänsä on, kyllä tässä maassa kasvokkain kohtaamisia tarvitaan edelleenkin.

Kuitenkin kun viime viikolla työnantajaani messuilla edustin ja siinä sivussa kyseisen tapahtuman tarjontaa tutkailin, en voinut jäädä kuin pohtimaan joka puolella lymyilevää ilmiötä. Vaikutti siltä kuin näitä tapahtumia ei olisikaan näytteilleasettajien mielestä valjastettu kohtaamisten luomiseen - törmäsin ständeihin, joista yhdellä pyydettiin kohteliaasti täyttämään arvontalappunen ja kiitos hei, toisella edustaja keskittyi lähinnä jakamiensa ilmaislahjojen järjestelyyn tarjoamani keskustelun sijaan ja kolmannella vapaana seisoskelevat edustajat muistuttivat lähinnä yrityksensä kuvitteellisen näyteikkunan mallinukkeja. Mitä luulette tästä lopputuloksena seuraavan? Kimppu napakoita liidejä ja iloinen mieli, tullaan hei ensi vuonnakin?

Tässä täysin puolueellisesti kokoamani vinkit tapahtumaosallistumisessa onnistumiseen - uskon että kun meillä toimi, niin miksei siis teilläkin?

Vinkki 1: Aseta tavoitteet

Jep, sama vanha virsi eikö vain? Tavoitteenasetannassa ei sinänsä ole mitään uutta, mutta siihen kannattaa ehdottomasti panostaa. Helposti unohtuu, että kaikkien osallistuvien pitäisi olla kartalla siitä, mitä tapahtumaan mennään hakemaan ja osallistumisen hyöty pitäisi voida arvottaa myöhemmin. Porukalla kannattaa miettiä, mitä teemoja esiin halutaan ja miten niitä keskusteluissa voitaisiin nostaa, jokainen myös sitoutuu tavoitteisiin paremmin kun niihin on yhdessä päädytty.

Vinkki 2: Valjasta ydinosaajat kontaktimoottoriksi

Vaikka tapahtumaan varattu osastotila olisikin pieni, koko kannattaa suosiolla unohtaa jos osallistujamäärää ei ole rajoitettu. Saattaa olla itseasiassa parempikin, että ständillä on reippaasti aktiivista henkilökuntaa avaamassa keskustelua kävijöiden kanssa sen sijaan että osasto ammottaa autiuttaan. Osastohenkilökunnaksi kannattaa myös sitouttaa edustajia yrityksen eri asiantuntijarooleista, ei pelkästään sitä kaikista aktiivisinta myyntipumppua. Kuten muuallakin on messukävijöiden rooleissakin suurta vaihtelua ja lähestymistapoja kohtaamisiin on yhtä paljon kuin erilaisia yksilöitä. Tärkeintä on saada osastolle mukava jutustelun henki, joka kirvoittaa ohikulkijat pysähtymään ja osallistumaan. Tähtiroolissa on siis oma henkilökunta, jota pitäisi rohkaista pysymään aktiivisena koko tapahtuman ajan. Sopivan mittaiset ennalta sovitut pätkät aktiivista myyntityötä ja taukoja pitävät touhun virkeänä.

Vinkki 3: Hyödynnä teknologiaa

Tarjoaako tapahtumanjärjestäjä tekniikkaa kävijäseurantaan tai voiko sitä hankkia kohtuullisella panostuksella? Ota nämä mahdollisuudet ihmeessä käyttöön. Hoidimme näillä messuilla kävijäkyselyt älylaitteilla skannaamalla kävijäkorttien QR-koodit ja naputellen muistiin vastaukset ennalta asetettuihin kysymyksiin samalla kävijän kanssa jutellen. Vaatii hieman opettelua, ennakkovalmistelua ja oman porukan perehdyttämistä laitteiden käyttöön, mutta sekä myynti että markkinointi-ihminen kiittävät tapahtuman jälkeen sitä, että kontaktilista on seuraavana päivänä kokonaisuudessaan ladattavissa käyttöön parissa minuutissa, ilman päivätolkulla vanuvaa lippulappukatastrofia. Eikä messukävijöitäkään tarvitse valjastaa kynänheilutteluun.

Vinkki 4: Mieti miten kohderyhmäsi palkitset

Arvonnoissa ei ole mitään vikaa, hyvinhän ne tuntuvat edelleen aktivoivan kävijöitä jättämään yhteystietonsa. Mutta mieti kuitenkin minkälaisista yhteystiedoista myynnillesi on hyötyä - kannattaako jokaikistä messukävijää houkutella osallistumaan ja lisätä jälkikäsittelytyötä? Vai olisiko mahdollista arpoa jotakin tiiviisti omaan messuteemaan sopivaa, joka kiinnostaa enimmäkseen juuri sitä oikeaa tavoiteltavaa joukkoa?

Vinkki 5: Kiitä annetusta ajasta  -  sähköisesti

Kannusta kohderyhmääsi jättämään yhteystietonsa antamalla heille nopea vastalahja heti paikan päällä - tämä voi olla vaikkapa itse tuottamanne osaamistanne ja asiantuntijuuttanne tukeva opasmateriaali messuilla esiteltävästä teemasta. Eikä painokuluja kannata pelätä, materiaali voi olla kevyimmillään lapulla annettava linkki sähköiseen materiaaliin, esitteitä kun tarttuu matkaan muutenkin liikaa. Tärkeintä on tuottaa kävijälle tunne siitä, että kohtaaminen on tuottanut välittömästi jotain aitoa hyötyä hänelle itselleenkin.

  

Kolme näppärää ilmaistyökalua infograafien luomiseen

Infograafit, mikä ihana keino tiedon muokkaamisessa ymmärrettävämpään, helpommin pureskeltavaan muotoon! Maailmalla suurin infograafi-hypetys alkaa olla jo hieman taittunut, mutta rohkenisin väittää, ettei Suomessa puolestaan infograafeja olla vielä hyödynnetty niillä mittasuhtein, mihin tarve ja mahdollisuuksia olisi.

Sen sijaan että lähtisin itse perustelemaan miksi infograafien luominen on B2B-markkinoijan näkökulmasta harkitsemisen arvoinen asia, rohkaisen lukemaan Somecon Anna Mellinin mainiosti aiheeseen uppoutuvan blogikirjoituksen. Itse ajattelin keskittyä tässä kirjoituksessani käytännön työkaluihin, onhan aihe ollut minulle hyvin ajankohtainen viime aikoina. Olen grafiikkaohjelmistojen tottunut käyttäjä, mutta koen että paikoin olisi näppärämpää pikaisen tarpeen sattuessa vain rakentaa infografiikka siihen suunnitellulla työkalulla tai antaa jopa aiheasiantuntijan itsensä lähteä miettimään miten hän tietoansa lähtisi jäsentelemään. Tutkin taannoin tarjolla olevia palveluita ilmaisnäkökulmasta ja nostan esiin kolme työkalua, joiden ominaisuuksien punnitsemiseen itse lopuksi päädyin. Huomioni eivät varmastikaan ole täydellisen kaiken kattavia ja monta muutakin palvelua olisi voinut päätyä listalle, nämä kolme koin kuitenkin subjektiivisesti varsin käytännönläheisiksi ja käteviksi käyttää.

Infogr.am

Infogr.am:ssa minua ensikosketuksella miellytti sen varsin virtaviivainen ja intuitiivinen käyttöliittymä, sisältö jaetaan infograafissa automaattisesti osioihin, joita voi helposti siirrellä vetämällä paikasta toiseen. Infogr.am loistaa myös kaaviomahdollisuuksillaan, laskin erilaisia kaaviomalleja olevan viitisentoista ja näiden alla lisäksi useita eri vaihtoehtoja. Kaaviokuvien muokkaus käy helposti Excel-henkisessä taulukossa, johon on mahdollista ladata tarvittavat tiedot. Infograafeihin voi lisätä omia kuvia, videoita ja karttoja, jotka mukautuvat tarpeen mukaan. Miinusta palvelu kerää kuitenkin siitä, että valmiiden aloitusmallien määrä on ilmaisversiossa rajoitettu kuuteen eikä tyhjältä pohjalta aloittamista ilmeisesti sallita. Värimaailman muuttaminen onnistuu kyllä myös valmispohjiin. Ilmaisversiossa infograafien lataaminen kuvina ei ole mahdollista. Infograafit voi kuitenkin jakaa julkisesti palvelusta käsin, viedä suoraan Facebookiin, Twitteriin ja Pinterestiin sekä upottaa sivustolle html:nä - palvelu tukee myös responsiivisen materiaalin käyttöä. Kiva lisä olivat myöskin infograafin alareunaan lisättävät some-jakonappulat, joista lukijat voivat jakaa sitä helposti eteenpäin.

Mutta, kuten kollegani pian havainnoi, Infogr.am ei varsinaisesti tue hyvin muun sisällön kuin graafien luomista. Jos taulukkoihin perustuvat infograafit ovat se mitä haet, Infogr.am on varmasti hyvä vaihtoehto. Mutta jos haluat luoda muunlaisia selventäviä kaaviokuvia, on parempi ehkä katsella muitakin vaihtoehtoja, Infogr.am:sta kun ei löydy juuri laatikoita, ikoneita tai muita palikoita vapaasti luotavien kaaviomallien luomiseen.

Easel.ly

Edellisen seikan havaittuani siirryinkin toiseen ääripäähän, nimittäin testaamaan Easel.ly-palvelua. Easel.ly ei todellakaan loista Excel-pohjaisten graafien luomisessa, ne voit heti kättelyssä unohtaa. Mutta sen sijaan Easel.ly:ssä on hyvä valikoima visuaalisia elementtejä edellä mainittujen vapaamuotoisten kaaviokuvien luomiseen. Työhön on helppo ryhtyä noin 15 valmiin aloitusmallin pohjalta ja tyhjä pohja -vaihtoehto löytyy myös. Käyttöliittymä on varsin helppokäyttöinen ja valittuun pohjaan voi materiaalinsa asetella miten haluaa, Easel.ly:ssä ei ole samanlaista sisällön osioihin jakamista kuin Infogr.am:ssa. Objektien keskinäisen järjestyksen ja läpinäkyvyyden voi myös määrittää vapaasti. Sisältöön voi lisätä karttoja (jotka tosin eivät mukaudu tarpeeseen samalla tavalla kuin Infogr.am:ssa) ja kuvia, videoita palvelu ei näytä tukevan. Ilmaisversiossakin on mahdollista ladata infograafi myös jpg-tiedostona sekä jakaa weblinkkinä tai upottaa halutulle sivustolle html:n avulla.

Piktochart

Viimeisenä lähdin syvätestailemaan Piktochartia. Piktochart antaa ilmaisversiossaan noin kymmenisen valmispohjaa ja mahdollisuus tyhjästä aloittamiseen löytyy myös. Sisältö jaetaan Piktochartissa samalla tavalla osioihin kuin Infogr.am:ssa, mutta niitä siirrellään hieman hitaammin osioiden hallintavalikosta käsin. Piktochart sisältää Easel.ly:n tavoin runsaan määrän erilaisia elementtejä ja ikoneita vapaasti muodostettavien kaavioiden tekemiseen. Samoin objektien keskinäistä järjestelyä ja läpinäkyvyyttä Piktochart tukee Easel.ly:n lailla. Infograafeihin on mahdollista lisätä eri alueiden karttoja, omia kuvia ja videota. Excel-pohjaisten kaavioiden tekeminen on Piktochartissa mahdollista, erilaisia graafivaihtoehtoja on hieman suppeammin kuin Infogr.am:ssa, mutta valikoima on silti hyvä ja tietoa voi käsitellä samalla tavalla taulukkonäkymässä. Myös datan tuonti Excel-taulukosta tai Google Spreadsheetista on tuettu. Piktochartista valmiin infograafin voi ladata eri resoluutioisina jpg- ja png-tiedostoina sekä thumbnail-kuvina, julkaista html:ää hyödyntäen sekä jakaa suoraan Facebook, Twitter, Google+ ja Pinterest-palveluihin. Käytettävyys on ihan mukava ja mahdollisuudet moninaiset.

Yhteenveto

 

Näistä palveluista valitsemisessa ratkaisee selkeästi se, millainen infograafien tuottamisen tarve pohjimmiltaan on. Mikäli painopiste on tilastotiedon ja graafien tuottamisessa visuaaliseen muotoon, on Infogr.am näppärä työkalu. Vapaamuotoisempien kaavioiden tekemiseen on Easel.ly taas hyvä vaihtoehto. Piktochart osuu ominaisuuksillaan näiden kahden välimaastoon pätevänä yleispalveluna monenlaiseen tarpeeseen. Ennen kuin palveluita lähtee tutkimaan kannattaakin siis hetki miettiä sitä, minkä tyyppiseen tiedon visualisointiin on itse työkalua hakemassa. Itse varmasti tulen tilanteesta riippuen käyttämään jokaista näistä ja toisaalta visuaalisesti haastavammissa kokonaisuuksissa saatan myös päätyä perinteisten grafiikkaohjelmien pariin. On kuitenkin selvää, että infograafien luominen nopeutuu näillä työkaluilla huomattavasti, mikä antaa lisää olennaista aikaa keskittyä itse sisällön miettimiseen.